Oppbevaringsansvar regnskapsmateriale
Det er den bokføringspliktige, selskapet, som har ansvaret for oppbevaringen av regnskapsmateriale. Det er det sittende styret og daglig leder som har ansvaret for oppbevaringen av regnskapsmaterialet. Styremedlemmer og daglig leder som har avsluttet sine verv og stilling har ikke lenger ansvar for videre oppbevaring.
Selskapsendringer
- Omdanning fra ENK til AS - innehaver av ENK er ansvarlig frem til omdanningstidspunktet. Ledelsen i AS'et er ansvarlig for oppbevaringen av regnskapsmateriale for periodene etter omdanningen.
- Omdanning fra ANS/DA til AS - deltakerne/styret og eventuelt daglig leder i ANS/DA er ansvarlig frem til omdanningstidspunktet. Ledelsen i AS'et er ansvarlig for oppbevaringen av regnskapsmateriale for periodene etter omdanningen.
- Oppkjøp av selskap - oppbevaringsplikten ligger til selskapet, ikke eierne. Bytte av aksjeeiere endrer derfor ikke hvem som har ansvaret for oppbevaringen av regnskapsmaterialet, som er selskapet.
- Fusjon - det overtakende selskapet har ansvaret for oppbevaring av overdragende selskapers regnskapsmateriale. Materiale forut for fusjonen følger med på kjøpet.
- Fisjon - det overdragende selskapet har ansvaret for oppbevaring av regnskapsmateriale som gjelder den utfisjonerte delen av selskapet frem til fisjonstidspunktet. Avvikles det overdragende selskapet ved fisjonen, legges det til grunn at overtakende selskap overtar ansvaret for overdragende selskaps materiale for tidligere perioder. Etter fisjonen har overtakende selskap ansvaret for fremtidig regnskapsmateriale.
- Avvikling - styret i det avviklete selskapet har ansvaret for oppbevaring av regnskapsmateriale. Det skal settes av nødvendige midler til dette ved avviklingen. Dette gjelder også når avviklet selskap er datterselskap av et utenlandsk foretak.
- Konkurs - det følger av konkursloven at bostyrer skal sikre regnskapsmaterialet. Under visse forutsetninger tillater en særregel at bostyrer makulerer eller sletter regnskapsmateriale etter bobehandlingen. Etter bobehandlingen er avsluttet opphører ikke oppbevaringsplikten, men selskapet har opphørt å eksistere og tidligere styre/ledelse har ikke enselvstendig oppbevaringsplikt.
(Kilde: BDO blogg v. Jan Terje Kaaby av 26.3.21)
Stikkord: prosent